Studio Ghiglione Commercialisti Associati

Fra Luca Pacioli

CIRCOLARE N° 7⁄2014

Procedura di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione e conservazione sostitutiva dei documenti

Nella presente circolare affrontiamo due argomenti che per la loro attualità coinvolgeranno entro breve una larga platea di soggetti titolari di partita IVA. Il primo, relativo all’obbligo di fatturazione elettronica, interesserà tutte le imprese ed i professionisti che hanno rapporti di fornitura con la Pubblica Amministrazione. Il secondo interessa le imprese con volumi notevoli di documenti che, ora, possono essere conservati in maniera digitale seguendo un specifica procedura.

FATTURAZIONE ELETTRONICA

INTRODUZIONE

La Commissione UE, con la Comunicazione “A strategy for e-procurement” (COM 2012 179 del 20⁄4⁄2012) ha richiesto agli Stati membri di dotarsi di soluzioni di e–procurement entro la metà del 2016.

L’Italia aveva già adottato il decreto legislativo 52⁄2004 (di recepimento della Direttiva UE 2001⁄115) e la legge 244 del 2007. Assai rilevante per tutte le definizioni e le procedure connesse è altresì il Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo 82⁄2005. Concretamente la procedura di fatturazione elettronica si attua attraverso l’istituzione del Sistema di Interscambio (SDI) gestito materialmente dall’Agenzia delle Entrate, cioè di un’unica interfaccia web a cui trasmettere le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione. In seguito sono stati emanati i seguenti decreti:

Il Sistema di Interscambio (SDI) è un sistema informatico che svolge le seguenti funzioni:

Sinteticamente le suddette operazioni avvengono secondo il seguente schema:

2014-07-Immagine01

Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in formato elettronico, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. L’emittente deve assicurare:

Tali requisiti sono garantiti dall’apposizione su ciascuna fattura del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente. La fatture elettronica non necessita di essere stampata essendone possibile l’automatica acquisizione nel sistema contabile dell’emittente e del ricevente.

Il riferimento temporale consiste nell’attestazione della data e dell’ora di formazione della fattura elettronica. La firma elettronica qualificata è una firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

SOGGETTI OBBLIGATI

Sono obbligati ad istituire la procedura di fatturazione elettronica tutte le imprese (sia società sia ditte individuali) ed i professionisti che effettuano cessioni e⁄o prestazioni nel confronti della Pubbliche Amministrazioni.

I soggetti obbligati possono anche incaricare un soggetto terzo di svolgere tutti gli adempimenti per loro conto. In questo caso devono preventivamente compilare un modulo on line contenente i dati del soggetto che intendono incaricare, firmarlo elettronicamente ed inviarlo via PEC allo SDI. Il cedente⁄prestatore può seguire due distinte procedure:

SOGGETTI COINVOLTI

Per l’identificazione delle varie Amministrazioni pubbliche coinvolte sono stati forniti vari criteri che, sostanzialmente, definiscono i seguenti tre settori:

Sulla Gazzetta Ufficiale del 30⁄9⁄2013 è stato pubblicato un elenco redatto dall’Istat, si riportano le principali

TEMPISTICA

Circa la tempistica di attuazione, con il Decreto ministeriale 3⁄4⁄2013 che è entrato in vigore il 6⁄6⁄2013 sono state previste le tempistiche di attuazione, distinguibili in quattro momenti differenti:

FORMATO DELLA FATTURA ELETTRONICA, SISTEMI DI TRASMISSIONE, CONTROLLI

Tutti i fornitori pubblici e privati che cedono beni o prestano servizi alle amministrazioni pubbliche non potranno più trasmettere le fatture cartacee direttamente alla Pubblica amministrazione che hanno fornito ma dovranno trasmettere allo SDI la fattura elettronica in formato XML (eXtensible Markup Language) secondo le specifiche tecniche contenute nel documento “Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio” reperibile al seguente indirizzo:

www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Specifiche_tecniche_del:formato:FatturaPA:v1.0.pdf

La fattura in formato XML non dovrà contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati contenuti nel file medesimo, dovrà recare la firma digitale (o la firma elettronica qualificata) dell’emittente e dovrà essere inviata allo SDI che provvederà allo smistamento alla pubblica amministrazione competente per la ricezione. L’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite mediante l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente. La fattura dovrà recare il codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) al fine di consentire allo SDI di inoltrarla all’ufficio destinatario. Detto codice dovrà essere fornito dall’ufficio che ha emesso l’ordinativo di acquisto o scelto dal fornitore sul sito www.indicepa.gov.it

Affinché le fatture possano essere accettate dallo SDI occorre che le stesse vengano nominate con un nome file composto in maniera predeterminata. Il nome del file fattura PA deve essere composto nel modo seguente:

In definitiva quindi il nome file delle fatture trasmesse da soggetti italiani sarà:

oppure

in relazione al sistema di firma utilizzato

La fattura in formato elettronico potrà anche essere materialmente prodotta ed inviata allo SDI da parte di soggetti diversi dal fornitore di beni e servizi, ad esempio gli intermediari abilitati al servizio Entratel tra cui i commercialisti.

La fattura elettronica dovrà essere firmata digitalmente con una delle seguenti modalità alternative:

CONTENUTO DELLA FATTURA ELETTRONICA

Oltre a tutte le indicazioni obbligatoriamente previste dall’art. 21 e 21 bis del DPR 633⁄72 le fatture elettroniche dovranno contenere:

E’ inoltre previsto che le fatture elettroniche possano contenere ulteriori dati che, pur non essendo obbligatori, possono essere richiesti dall’Amministrazione destinataria o essere volontariamente inseriti dal soggetto cedente⁄prestatore

Lo schema della fattura XML è suddiviso in tre parti:

FIRMA DELLA FATTURA ELETTRONICA

Ogni fattura trasmessa allo SDI deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.

La firma è necessaria in quanto garantisce:

Per ottenere un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’elenco dei certificatori autorizzati al seguente link:

www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati/certificatori-attivi

I Certificatori accreditati sono soggetti pubblici o privati che emettono certificati qualificati conformi alla Direttiva 1999⁄93⁄CE e alla normativa nazionale in materia. Devono aver richiesto e ottenuto il riconoscimento del possesso dei requisiti più elevati in termini di qualità e di sicurezza. Il certificato che viene rilasciato al soggetto richiedente è a tempo determinato e può essere revocato in certe situazioni. Tuttavia la scadenza o la revoca non fanno venir meno la validità delle firme digitali apposte prima della scadenza o della sospensione. I certificatori forniscono i servizi di certificazione inerenti alla firma digitale e possono emettere certificati di autenticazione per conto delle pubbliche amministrazioni che rilasciano smart card conformi alla Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

Inoltre occorre che il software utilizzato per apporre la firma sia in grado di valorizzare il parametro “signing time” che riporta la data e l’ora in cui la firma viene apposta.

Si precisa che esistono due distinte firme elettroniche o digitali:

TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

Le fatture possono essere trasmesse allo SDI singolarmente o in blocchi con uno dei seguenti metodi alternativi:

Per poter inviare le fatture allo SDI occorre preventivamente accreditare un canale cioè stipulare un Accordo di servizio con lo SDI mediante compilazione di un modulo on line nel quale vanno inseriti i seguenti dati:

Al termine della compilazione la richiesta viene generata sotto forma di file archivio in formato zip contenente:

Il file così creato deve essere firmato con un certificato di firma qualificato e inviato tramite PEC allo SDI.

I fornitori della Pubblica amministrazione potranno trasmettere le fatture elettroniche allo SDI tramite la PEC o analogo sistema di posta elettronica in grado di garantire data e ora di invio e di ricezione oltre che assicurare l’integrità dei dati trasmessi. L’invio tramite PEC è l’unico che non richiede il preventivo accreditamento. Il file Fattura PA deve essere spedito come allegato al messaggio PEC e non può superare, come dimensione, i 30 megabytes. Le imprese di nuova istituzione devono acquistare l’indirizzo PEC dopo aver ottenuto il numero di Partita IVA e prima di iscriversi al Registro delle imprese. L’elenco dei soggetti abilitati a fornire servizi di Posta Elettronica Certificata è reperibile al seguenti indirizzo: www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori

Si rammenta che tutte le ditte individuali e le società iscritte al Registro delle imprese devono già essere obbligatoriamente titolari di una casella PEC che deve essere stata depositata presso il Registro imprese. La PEC è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica con valenza legale attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Il gestore della PEC invia una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo quando il messaggio perviene al destinatario il gestore invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna (o di mancata consegna, se questa non è avvenuta) con precisa indicazione dei riferimenti temporali. L’invio tramite PEC è del tutto analogo all’invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno ed ha la stessa valenza legale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata, per legge, da parte del gestore per un periodo di trenta mesi. In definitiva, quindi, l’invio tramite PEC dovrebbe essere il più semplice e non richiede ulteriori adempimenti (non è necessario l’accreditamento del canale).

Se, invece, si vuole utilizzare un metodo alternativo alla PEC occorre preventivamente accreditarsi con la procedura sopra descritta.

I metodi alternativi alla PEC sono i seguenti:

Le fatture trasmesse allo SDI, prima di essere inoltrate alla Pubblica Amministrazione destinataria vengono sottoposte (da parte dello SDI) ai seguenti controllo propedeutici:

In seguito all’invio della fattura, tra l’emittente della medesima, lo SDI e la Pubblica Amministrazione possono essere scambiati i seguenti messaggi:

Omettiamo i messaggi che la Pubblica Amministrazione destinataria invia allo SDI e quelli dello SDI alla medesima in quanto messaggi interni che non coinvolgono il soggetto che ha emesso la fattura.

RIEPILOGO DELLA PROCEDURA

Il processo di trasmissione delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione tramite il Sistema di Interscambio (SDI) si articola secondo i seguenti passaggi:

PROBLEMATICHE PARTICOLARI

Attribuzione del numero di protocollo delle fatture passive alle fatture elettroniche

Poiché anche le fatture elettroniche debbono essere registrate sul libro IVA delle fatture ricevute e posto che le stesse non possono essere modificate né è necessario stamparle, occorre che i sistemi contabili adottino una soluzione che permetta di associare in modo univoco i dati riportati sul registro IVA alla fattura elettronica.

Registrazione delle fatture elettroniche intracomunitarie di acquisto di beni

Le fatture elettroniche che certificano acquisti di merce da un operatore intracomunitario devono essere integrate con l’indicazione del controvalore in euro del corrispettivo nonché dell’ammontare dell’IVA calcolata secondo le regole vigenti nel Paese dell’acquirente. Posto che la fattura elettronica non può essere modificata, l’acquirente deve predisporre un altro documento in cui annotare sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della fattura estera. Detto documento, se emesso in forma elettronica, deve essere allegato alla fattura elettronica estera e reso immodificabile mediante l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Qualora invece il documento integrativo sia redatto su supporto cartaceo, si rende necessario materializzare la fattura estera, per conservarla congiuntamente al menzionato documento, ovvero, in alternativa, convertire il documento integrativo in formato elettronico.

ULTERIORI EFFETTI

Tra i principali effetti dell’avvio della procedura di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione vi è l’obbligo della conservazione sostitutiva.

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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

INTRODUZIONE

Nelle presenti note si affronta l’argomento della cosiddetta conservazione sostitutiva che, come è facile intuire, significa sostituire i documenti cartacei con altri di tipo digitale. Quest’attività non si riferisce esclusivamente alla documentazione fiscale o contabile ma può essere proficuamente allargata a tutta o parte della documentazione amministrativa, tecnica, progettuale, commerciale...

La normativa sulla conservazione sostitutiva è piuttosto complessa in quanto deve coordinare la normativa fiscale e quella civilistica con la normativa e le regole tecniche del settore. E’ stata prevista una nuova figura il “Responsabile della conservazione”.

La costruzione di un sistema documentario informatico deve garantire un’adeguata formazione del documento e permetterne una identificazione certa, comprensiva delle relazioni con il soggetto produttore, nonché garantire l’accessibilità nel tempo, con il mantenimento della leggibilità.

Molti dei concetti appena visti e delle disposizioni relative alla fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione sono validi anche per quanto riguarda la cosiddetta “conservazione sostitutiva” della documentazione aziendale ovvero la digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione su supporto informatico al posto di quelli cartacei che, quindi, possono essere eliminati. Esistono alcune espressioni legate alla conservazione sostitutiva il cui significato deve esse ben compreso:

La procedura di conservazione sostitutiva si articola in tre processi distinti e successivi:

Propedeutica alla formazione di un archivio informatico è la classificazione che consente di organizzare i documenti, protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione). Mediante le operazioni di classificazione e registrazione di protocollo vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e lo associano agli altri documenti che formano la stessa pratica nell’ambito di un determinato archivio. I documenti debbono essere raggruppati in fascicoli e questi devono essere riepilogati e descritti in un altro apposito archivio che generalmente prende il nome di repertorio.

Vista la complessità della normativa è utile identificare alcune regole pratiche:

RIFERIMENTI LEGISLATIVI

A livello legislativo le fonti sono svariate, alcune specificamente contenute in provvedimenti ad hoc, altre rinvenibili in testi che, soltanto incidentalmente, contengono disposizioni relative all’argomento qui trattato. Le principali disposizioni cui far riferimento sono:

DOCUMENTI ANALOGICI

Tra le varie definizione che occorre tener presente per non perdersi nel linguaggio tecnico di questa materia vi è quella di documento analogico unico e non unico:

documento analogico: è il normale documento cartaceo. Ne esistono di due tipi:

La classificazione sopra riportata ha rilevanza sulle modalità di conservazione elettronica dei documenti analogici: per i documenti “unici” il processo di conservazione digitale termina con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.

RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Ogni soggetto che intenda conservare elettronicamente i propri archivi deve nominare un Responsabile della conservazione al quale sono attribuiti i seguenti doveri e responsabilità:

CARATTERISTICHE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

La principale caratteristiche che un documento informatico deve avere per soddisfare i requisiti richiesti dalla normativa è quella di essere “statico ed immodificabile” cioè non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. A tal fine il documento non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili tali da attivare funzioni idonee a modificarlo. A titolo di esempio una macroistruzione permette di aggiornare in automatico la data del documento che la contiene e un codice eseguibile permette di controllare l’aspetto ed il contenuto del documento stesso.

Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice Civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare salvo che questi dia prova contraria.

Per essere validi ai fini fiscali, cioè per garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, i documenti informatici devono contenere il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per riferimento temporale si intende un’informazione che associa al documento la data e l’ora di formazione. Per sottoscrizione elettronica si intende l’apposizione sul documento medesimo della firma elettronica qualificata.

FIRMA DIGITALE

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa per i tradizionali documenti cartacei (o analogici). Per generare una firma elettronica è necessario utilizzare una coppia di chiavi digitali asimmetriche, attribuite in maniera univoca ad un soggetto detto “titolare”. La prima, chiave privata destinata ad essere conosciuta solo dal titolare, viene utilizzata per la generazione della firma digitale da apporre al documento, la seconda chiave, da rendere pubblica, viene utilizzata per verificare l’autenticità della firma.

Caratteristica di tale metodo, detto crittografia a doppia chiave, è che, firmato il documento con la chiave privata, la firma può essere verificata con successo esclusivamente con la corrispondente chiave pubblica. La sicurezza è garantita dalla impossibilità di ricostruire la chiave privata (segreta) a partire da quella pubblica, anche se le due chiavi sono univocamente collegate. Le coppie delle chiavi digitali vengono rilasciate da soggetti con specifiche capacità professionali garantite dallo Stato e vengono create mediante un dispositivo con elevate caratteristiche di sicurezza che in genere è una smart card.

La garanzia che il documento informatico, dopo la sottoscrizione, non possa essere modificato in alcun modo in quanto, durante la procedura di verifica, eventuali modifiche verrebbero riscontrate, la certezza che solo il titolare del certificato possa aver sottoscritto il documento perché non solo possiede il dispositivo di firma (smart card o token USB) necessario, ma è anche l’unico a conoscerne il PIN (Personal Identification Number) necessario per utilizzare il dispositivo stesso, unite al ruolo del certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare) forniscono alla firma digitale caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la possibilità di querela di falso).

DOCUMENTI CHE POSSONO ESSERE EMESSI IN FORMATO ELETTRONICO

Tutti i seguenti documenti possono essere emessi in formato elettronico;

La conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere eseguita almeno ogni quindici giorni per le fatture ed almeno una volta all’anno per gli altri documenti. Il predetto termine di quindici giorni decorre:

Per i documenti fiscali diversi dalle fatture il termine per effettuare la conservazione elettronica coincide con il termine per l’eventuale stampa dei medesimi su supporto cartaceo, quindi entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa all’anno cui si riferiscono. Restano fermi i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dal Decreto IVA che, quindi, possono anche scadere successivamente ai termini per la conservazione elettronica. Si ricorda infine che la decisione di conservazione elettronica dei documenti può essere presa anche successivamente al termine dell’esercizio di riferimento. Ad esempio nel corso del 2014 si può tranquillamente procedere alla digitalizzazione dei documenti del 2012. Al termine del processo di digitalizzazione gli archivi cartacei possono essere distrutti.

Per altri documenti, invece, l’emissione in formato elettronico non è possibile:

Tuttavia si rammenta che i documenti cartacei (o analogici) possono essere validamente conservati in forma elettronica previa conversione (ad esempio con la scannerizzazione), apposizione del riferimento temporale e firma elettronica. In alternativa al procedimento sopra descritto (assai laborioso), poiché la ricevuta fiscale può essere validamente sostituita dallo scontrino fiscale, si può utilizzare il seguente procedimento:

La Circolare 12⁄E del 2013, ribadendo quanto già affermato in precedenza, conferma che la fattura elettronica si considera emessa quando viene messa a disposizione del cessionario o committente, ad esempio sul sito dell’emittente ovvero del soggetto incaricato dell’emissione.

CARATTERISTICHE DEGLI ARCHIVI INFORMATICI

I principali aspetti che bisogna considerare nella formazione di un archivio informatico sono:

Attività di memorizzazione

La prima attività per la formazione di un archivio informatico è la memorizzazione dei documenti che ne fanno parte. La memorizzazione può avere ad oggetto sia documenti elettronici sia documenti cartacei. Un archivio che li contiene deve soddisfare le seguenti caratteristiche:

I supporti fisici che contengono gli archivi informatici possono essere i più svariati: dischi ottici WORM (riscrivibili dall’utente), CD–R (non più modificabili una volta scritti), DVD, dischi magnetici, hard disk anche removibili

A livello aziendale l’archivio informatico deve:

Ai fini fiscali, al termine di ogni esercizio, bisogna apporre la firma digitale e la marcatura temporale.

Come detto una delle principali caratteristiche degli archivi informatici è l’immodificabilità nel tempo. Tuttavia considerando il rapido decadimento dei supporti, occorre mettere in atto una serie di attività e strumenti che permettano il mantenimento dell’accessibilità, della leggibilità, dell’autenticità e integrità nel lungo periodo dei documenti informatici in un ambiente tecnologico diverso da quello di origine. Pertanto, posto che le scritture contabili e la documentazione commerciale debbono essere conservate per 10 anni, è molto probabile che risulti impossibile mantenere il formato originario della rappresentazione digitale dei documenti a causa dell’evoluzione tecnologica o dell’obsolescenza del software utilizzato. In questo caso occorrerà utilizzare la procedura del cosiddetto “riversamento sostitutivo”.

Riversamento sostitutivo

Con il termine “riversamento” si intende il procedimento di trasferimento dell’archivio da un supporto informatico ad un altro, ne esistono due differenti tipologie:

Struttura dell’archivio

La definizione della struttura di un archivio informatico è fondamentale per una buona riuscita dell’attività stessa soprattutto con riferimento alla reperibilità della documentazione. In via generale la struttura di ogni buon archivio sarà “ad albero” cioè formata da varie directory (cartelle) suddivise in molteplici sotto–directory.

I principali criteri di formazione dei vari livelli delle directory sono:

Ovviamente possono anche essere istituiti archivi che utilizzano promiscuamente i sopra visti criteri.

Un esempio di archivio misto è il seguente dove esistono tre diverse directory

Clienti: per l’archiviazione della documentazione amministrativa e tecnica dei singoli clienti

Studio o Azienda: per l’archiviazione della documentazione sia fiscale sia di tipo diverso relativa allo studio⁄azienda

Varie: per l’archiviazione di altra documentazione diversa dalla precedente:

SCHEMA DELL’ARCHIVIO DI CUI SOPRA

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COMUNICAZIONE DELL’IMPRONTA

Con riferimento ai documenti aventi rilevanza tributaria occorre adempiere altresì ad un ulteriore obbligo al fine di conferire validità alla conservazione sostitutiva. Si tratta della “Comunicazione dell’impronta” che ai sensi del Decreto 23⁄1⁄2004 deve essere effettuata in via telematica entro il termine previsto dal DPR 322⁄98 per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Attualmente tale termine è fissato al 30 settembre dell’anno successivo.

IMPOSTA DI BOLLO

La normativa applicabile ai libri e scritture contabili analogici si applica anche quando interviene la conservazione sostitutiva e prevede che l’imposta di bollo venga assolta nelle seguenti misure:

L’imposta di bollo, da pagare con il modello F23, deve essere assolta con le seguenti modalità:

ISPEZIONI DOCUMENTALI DA PARTE DELLE AUTORITA’

Come è noto in caso di accesso da parte delle autorità competenti l’ispezione documentale si estende a tutti i libri, le scritture e la documentazione (anche non obbligatoria) che si trovano nei locali dell’azienda comprese le scritture accessibili mediante apparecchiature elettroniche situate nei medesimi locali. Ne consegue che, in sede di controllo, tutti i documenti resi leggibili in formato elettronico, debbano essere sottoposti a conservazione elettronica (al fine di attribuire loro l’immodificabilità alla data dell’accesso), indipendentemente dalla scadenza annuale e dall’eventuale stampa su supporto cartaceo.

Ai fini della determinazione del luogo di conservazione della documentazione fiscale in formato elettronico si ritiene che possano alternativamente essere indicati i seguenti:

Non costituisce luogo idoneo la sede del soggetto proprietario dei server ove si effettua materialmente l’archiviazione.

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In conseguenza dei pressanti oneri e dei nuovi adempimenti posti a carico delle imprese e dei professionisti che concludono affari con le Pubbliche Amministrazioni, lo Studio si è attivato per rendere le seguenti prestazioni:

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Lo Studio Ghiglione Commercialisti Associati è a disposizione per qualsiasi chiarimento