Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale in data 9/10/2023 del Decreto del Ministero delle Imprese, le società e gli enti dotate di personalità giuridica devono procedere ad una nuova comunicazione al Registro imprese. Di seguito si riportano alcune premesse normative nonché alcuni aspetti pratici e operativi dell’adempimento.

Definizione di titolare effettivo

La normativa antiriciclaggio contenute nel D Lgs 231/2007, all’art. 20 comma 1 porta la seguente definizione:

“Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero relativo controllo”.

Quando la normativa indica “il cliente” si riferisce ai clienti dei professionisti che sono tenuti, ai sensi della normativa antiriciclaggio del D. Lgs. 231/2007, ad identificare in modo certo ed inequivocabile le persone fisiche per le quali effettuano delle pratiche/consulenze/adempimenti nonché gli enti per i quali le medesime stanno operando.

L’identificazione del titolare effettivo muta in relazione all’ente per il quale lo stesso opera.

Nelle società di capitali sono titolari effettivi:

• i soci direttamente detentori di una partecipazione superiore al 25% del capitale
• i soci indirettamente titolari, tramite società controllate, società fiduciarie o per interposta persona, di una quota superiore al 25% del capitale sociale.

Nel caso in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca le persone fisiche cui attribuire la proprietà della società, il titolare effettivo coincide con la persona fisica cui è attribuibile il controllo della società in forza di:

• controllo della maggioranza dei voti esercitabili nell’assemblea ordinaria
• controllo di una quantità di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante nell’assemblea ordinaria;
• esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante

Qualora nemmeno l’applicazione dei suddetti criteri porti all’identificazione del titolare effettivo esiste un criterio residuale: il titolare effettivo coincide con la persone fisica o le persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, del potere di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.

Nelle persone giuridiche private (non societarie) sono titolari effettivi:

• i fondatori
• i beneficiari
• i titolari del potere di rappresentanza legale, direzione e amministrazione

Tutte le suddette persone (ove ancora in vita) sono considerate titolari effettivi e devono essere comunicate cumulativamente al Registro dei Titolari Effettivi.

Tralasciamo l’esame dei titolari effettivi dei trust e degli istituti giuridici affini

Soggetti obbligati

Con successivo decreto attuativo (D Min. 55/2022) sono stati regolamentati tutti gli aspetti pratici di istituzione e regolamentazione del nuovo Registro dei titolari effettivi che si suddivide in due sezioni:

La prima è dedicata all’iscrizione della titolarità effettiva delle imprese e delle persone giuridiche private la seconda è destinata sia all’iscrizione dei trust e degli istituti giuridici affini sia alla pubblicità della loiro titolarità effettiva.

Le imprese dotate di personalità giuridica (anche se costituite in forma consortile) obbligate a comunicare la propria titolarità effettiva sono:

• società per azioni
• società a responsabilità limitata
• società in accomandita per azioni
• società cooperative

Le persone giuridiche private coinvolte nel nuovo obbligo sono:

• associazioni
• fondazioni
• altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica

Sono escluse dal nuovo obbligo le società di persone e le ditte individuali.

Prima comunicazione

La prima comunicazione del titolare effettivo deve essere effettuata entro 60 giorni dal giorno successivo a quello di pubblicazione del Decreto che attesta l’operatività del Registro (avvenuta in data 9/10/2023) quindi, considerando lo slittamento per effetto dei giorni festivi, entro l’11 dicembre 2023. Questa prima comunicazione non può essere inviata contestualmente ad altra comunicazione, deve essere autonoma.

Il titolare effettivo deve procedere in prima persona alla sottoscrizione digitale del modello e così autocertifica la titolarità effettiva. Non sono ammesse deleghe per la sottoscrizione del modello. Quindi è assolutamente necessario munirsi della Firma Digitale Spid Livello 2 oppure CIE 3.0 (carta di identità elettronica) oppure ancora CNS (carta nazionale servizi). Gli intermediari possono procedere alla spedizione telematica del modello già sottoscritto da parte del soggetto obbligato.

Variazioni successive alla prima comunicazione

I dati relativi ai titolari effettivi devono essere aggiornati in caso di variazione entro 30 giorni dalla variazione.v

Comunicazioni periodiche

Le comunicazioni successive “di conferma”, da inviare con cadenza annuale, potranno essere inviate anche delegando un intermediario che potrà provvedere anche in occasione del deposito del bilancio.

Sottoscrizione della comunicazione

La comunicazione, da inviare esclusivamente in via telematica, deve essere sottoscritta digitalmente:

• per le società : dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, dal liquidatore, dal commissario liquidatore, dal commissario giudiziario o da un sindaco in caso di inerzia dei suddetti;
• per le persone giuridiche private: dal fondatore e da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione

La comunicazione deve essere inviata all’Ufficio del Registro delle imprese ove la società ha la sede legale e non è soggetta ad imposta di bollo, sono dovuti esclusivamente i diritti di segreteria pari a 30,00 Euro.

L’omesso o il ritardato invio della comunicazione è sanzionato come segue:

• presentazione entro 30 giorni dalla scadenza: da 34,33 a 344,00 Euro con possibilità di pagamento in misura ridotta (Euro 68,33) se effettuato entro 60 giorni dalla notificazione dell’avviso
• presentazione oltre 30 giorni dalla scadenza: da 103,00 a 1032,00 Euro con possibilità di pagamento in misura ridotta (Euro 206,00) se effettuato entro 60 giorni dalla notificazione dell’avviso

Effettuazione delle comunicazioni

I soggetti obbligati possono per provvedere direttamente in proprio a detta comunicazione devono:

• utilizzare i software appositi acquistabili sul mercato;
• oppure collegarsi al sito “titolareeffettivo.registroimprese.it”, cliccare su “COMUNICAZIONE” dopodiché accedere al punto 1 ”accedi a DIRE” e procedere con il primo passo della Registrazione a Telemaco (che è il portale del Registro Imprese per le pratiche telematiche).